Calendrier de planification des conférences et des ateliers

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18 mois avant

  1. Décidez d’un thème (en consultation avec INCASS).  Les thèmes peuvent provenir des domaines de recherche d’intérêts actuels.
    • un domaine de recherche actuel
    • divers points de vue à concourir
    • les applications
  2. Créez un comité organisateur. Il est recommandé d’inclure des organisateurs locaux et conseillers nationaux ou internationaux.
  3. Choisissez les dates.  C’est idéal de faire ça 18 mois en avance. L’atelier ou conférence peut avoir lieu en marge d’une autre réunion. Veuillez assurer que les dates n’entrent pas en conflit avec les dates d’une autre réunion.
  4. Déterminez si les dates sont disponibles à l’endroit choisi.  Dans votre proposition, veuillez indiquer que vous avez assuré la disponibilité du lieu.
  5. Élaborez un calendrier de planification.
  6. Déterminez le format et nombre de séances.
  7. Faites une liste de conférenciers potentiels et remplaçants pour les séances.
  8. Faites une liste de participants visés et renseignez-les vos plans provisoires.
  9. Établissez un budget.  Voici quelques conseils utiles.
  10. Invitez les conférenciers principaux (conditionnel à ce que l’évènement est approuvé).
  11. Préparez votre proposition et soumettez-la à l’INCASS avant un des trois dates limites : 15 février, 15 juin ou 15 septembre. Veuillez soumettre votre proposition à info@incass.ca.

12 à 18 mois avant

  1. Réservez le lieu de la rencontre.  Réservez un bloc de chambres d’hôtel.
  2. Annoncez la conférence ou l’atelier.  Offrez un tarif de préinscription.  Veuillez assurer que vos promotions ou sites web incluent le logo de l’INCASS.

6 à 12 mois avant

  1. Continuez à annoncer la conférence ou l’atelier.
  2. Confirmez les conférenciers et trouvez des remplaçants si nécessaire.
  3. Mettez les sites web à jour.

1 à 6 mois avant

  1. Maintenez le contact avec les représentants du lieu.
  2. Confirmez que les dispositions de voyages de participants sont prises.
  3. Commandez l’alimentation.

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