Directives sur la budgétisation des conférences et des ateliers

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Le budget proposé doit comprendre le montant demandé de l’INCASS et les montants demandés d’autres sources. Les organisateurs sont fortement encouragés de demander des sources de financement supplémentaires.  Le budget détaillé doit décrire les revenus et les dépenses.

À la section « dépenses », veuillez comprendre :

  • Les frais de déplacement (vol, train, transport au sol) pour les conférenciers invités  (La note ci-dessous explique comment budgéter pour le déplacement de véhicule personnel.)
  • Les frais de logement pour les conférenciers invités (Si la conférence/l’atelier sera au Fields Institute, veuillez voir leur directives de budgétisation pour des limites sur les dépenses.)
  • Le soutien aux étudiants (habituellement un montant fixe pour les frais de déplacement et/ou de logement)
  • Le coût de location du lieu (s’il en est)
  • La restauration et/ou les matériels de publicité

À la section « revenus », veuillez comprendre :

  • Les frais d’inscription (Vous pouvez offrir un tarif réduit aux étudiants ou les inscriptions à l’avance)
  • Tout autre soutien, subvention ou parrainage

Déplacement de véhicule personnel :
En budgétisant le déplacement de véhicule personnel, veuillez utiliser la politique en vigueur au lieu de l’évènement.  S’il n’y en a pas, utilisez 0,50 $ par km pour les distances entre 50 et 500 km.  Le déplacement à distance inférieure à 50 km ne peut pas bénéficier du soutien.  Pour les distances supérieures à 500 km, veuillez budgéter l’équivalent d’un billet d’avion en classe économique.

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